Das klingt jetzt im ersten Moment ein bisschen kontrovers. Denn natürlich hat eine schnelle Reaktionszeit bei E-Mails und anderen Nachrichten – je nach Situation – seine unumstrittenen Vorteile.
Allerdings kann die unmittelbare E-Mail-Reaktion, insbesondere in einem beruflichen Kontext, sowohl die eigene Autorität als auch den wahrgenommenen Status beeinträchtigen.
Es gibt nämlich durchaus einige Überlegungen, warum es sinnvoll ist, sich ein bisschen Zeit zu lassen, bevor man antwortet.
Wenn Du Dir Zeit mit der E-Mail-Reaktion lässt, bewahrst Du Deine Souveränität
Eine schnelle Antwort kann sicherlich als Zeichen von Engagement gedeutet werden. Aber andererseits kann es genauso den Eindruck erwecken, dass Du ständig verfügbar bist. Was wiederum dazu führen kann, dass Deine Zeit als weniger wertvoll wahrgenommen wird. Denn wir sollten nicht vergessen, nicht nur im direkten Gespräch, sondern auch in der Korrespondenz existiert ein Machtgefälle zwischen den beteiligten Parteien. Und indem Du Dir mit der Beantwortung Zeit nimmst, signalisierst Du, dass Deine Aufmerksamkeit und Deine Zeit wertvolle Ressourcen sind.
Wenn Du nicht sofort reagierst, demonstrierst Du Überlegung und Bedachtsamkeit
Eine sofortige Antwort lässt oft wenig Raum für gründliche Überlegung und Reflexion. Indem Du Dir Zeit nimmst, kannst Du durchdachte, präzise und qualitativ hochwertige Antworten geben, die Deine Kompetenz und Autorität unterstreichen.
Bilden wir uns nichts ein, ein schnelles Reagieren wirkt nicht immer professionell und dienstleistungsorientiert. Ich habe schon viele Situationen erlebt, bei denen ich enttäuscht war, eine umgehende Antwort auf meine E-Mail zu erhalten. Solch schnelle Reaktionen haben mir oftmals das Gefühl vermittelt, dass auf der anderen Seite jemand sitzt, der pfuscht und mehr daran bedacht ist, seine Inbox leer zu halten, als ernsthaft mit meiner Anfrage umzugehen.
Zu schnelle Reaktionen können ebenso schnell den Anschein erwecken, dass da jemand den Weg des geringsten Widerstandes wählt und unüberlegt arbeitet.
Und ich gestehe, selbst dann, wenn am Text inhaltlich jeweils nichts auszusetzen war, blieb bei mir dennoch ein ungutes Gefühl, dass mich diesen Inhalt zweifeln liess. Dieses Gefühl entsteht, weil eine zu schnelle Antwort oft eine gewisse Oberflächlichkeit vermuten lässt, als ob nicht genügend Zeit genommen wurde, um die Tiefe und Nuancen des Themas vollständig zu erfassen. Es kann beim einen oder anderen den Eindruck erwecken, als ob die Antwort mehr ein Reflex als ein wohlüberlegter Prozess ist.
Und weil in der heutigen Arbeitswelt E-Mails oft im Fliessbandtempo bearbeitet werden, kann eine sofortige Antwort paradoxerweise auch als mangelnde Priorisierung interpretiert werden – als ob die Anfrage nicht wichtig genug wäre, um eine gründlichere Betrachtung zu rechtfertigen.
In dem Du Dir also selbst eine gewisse Bedenkzeit erlaubst, kannst Du damit sicherstellen, dass Deine Antworten nicht nur reflektiert und angemessen sind, sondern Du erzeugst gerade damit auch die Wahrnehmung beim Empfänger, dass Du mit entsprechender Bedachtsamkeit und Überlegung vorgegangen bist. Eine solche Vorgehensweise vermittelt durchaus eine Aura der Kompetenz und des Vertrauens, denn sie zeigt, dass Du nicht impulsiv reagierst, sondern überlegte Entscheidungen triffst. Es signalisiert, dass Du jede Anfrage ernst nimmst und ihr die gebührende Aufmerksamkeit schenkst. Das kann besonders in Situationen von Vorteil sein, in denen strategisches Denken und gründliche Analyse erforderlich sind.
Engagement und Professionalität liegen nun mal nicht nur in der Reaktionsgeschwindigkeit, sondern auch darin, wie effektiv und bedacht man kommuniziert.
Wenn Du Dir eine umgehend Reaktion verkneifst, strahlst Du Kontrolle und Selbstsicherheit aus.
Viele, die bei Nachrichten und E-Mails unmittelbar und sofort reagieren, tun das nicht wirklich aus Gründen der Professionalität oder des Engagements, wie sie oftmals gerne behaupten, sondern, weil sie gefallen wollen. Es ist eine Form eines Demutsreflexes, einer fast instinktiven Reaktion, die darauf abzielt, Zustimmung und Anerkennung zu erhalten.
Dieser Drang, sofort zu reagieren, kann aus einem tief verwurzelten Bedürfnis nach Bestätigung oder der Angst herrühren, als nachlässig oder desinteressiert wahrgenommen zu werden. Allerdings kann gerade dieses Verhalten zu genau dem gegenteiligen Ergebnis führen: Es erweckt oftmals den Anschein, dass man eher auf die Quantität der Antworten als auf deren Qualität achtet. Diese Art der unmittelbaren Reaktion kann ein Zeichen dafür sein, dass man wohl eher Schwierigkeiten hat, Grenzen zu setzen und Prioritäten zu managen. Anstatt als Zeichen von Engagement und Professionalität wahrgenommen zu werden, kann ein solches Verhalten vielmehr als Mangel an Selbstmanagement und strategischer Kommunikation interpretiert werden.
Eine lange E-Mail zu lesen, ist wie ein langweiliger Roman, bei dem du hoffst, dass das Ende eine Gehaltserhöhung ist.
Dieser Punkt hat zwar nichts mit der Schnelligkeit, bzw. der Verzögerung der Antwort zu tun, aber er drängt sich mir an dieser Stelle auf, weil es gerade so schön passt und nicht minder wichtig ist: Hör auf, lange E-Mails zu verfassen!
Lange E-Mails sind nicht nur unprofessionell, sondern sie werden auch von niemand gelesen. Und selbst wenn sie jemand lesen sollte, weiss nachher keiner, was man sich davon merken soll.
Wer wirklich glaubt, dass mehr Worte auch von mehr Qualität zeugt, ist hier völlig falsch gewickelt. Lange E-Mail-Texte erzeugen viel eher auch hier das Gegenteil von dem, was beabsichtigt ist. Sie führen dazu, dass der Absender weniger ernst genommen wird. Lange und ausschweifende E-Mails werden oft als Zeichen mangelnder Kompetenz interpretiert und der Unfähigkeit, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.
Wer schon einmal ein richtig langes E-Mail verfasst hat und daraufhin als Antwort nur einen knappen Zweizeiler erhalten hat, kennt das unangenehme Gefühl der Unterlegenheit. Man realisiert auf einmal, dass die eigene ausführliche Nachricht nicht die gleiche Wichtigkeit oder Aufmerksamkeit erhalten hat, die man ihr selbst beim Schreiben beigemessen hat. Das vermittelt das Gefühl, dass die eigenen Anstrengungen und Gedanken nicht den erwarteten Wert oder Einfluss hatten. Dadurch entsteht eine Diskrepanz zwischen dem Aufwand, den man selbst in die Kommunikation investiert hat, und der wahrgenommenen Wertschätzung durch den Empfänger.
In diesem Kontext kann die Länge einer Antwort oft eine Machtdynamik widerspiegeln, wobei Kürze und Prägnanz häufig als Indikatoren für Autorität und Kontrolle gedeutet werden, während ausufernde, lange E-Mail-Texte tendenziell als Zeichen einer unterlegenen Position interpretiert werden können.
In jedem Fall darf gelten: Das Schreiben einer langen E-Mail ist wie das Erklären eines Witzes; wenn du es tun musst, geht die Pointe dabei verloren.
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